Een werkbaar thuiswerkbeleid in vijf afspraken

Thuiswerk is in de meeste kantoorfuncties een verworvenheid geworden, ook in de KMO. Zonder afspraken leidt het echter tot ruis: de ene teamleider staat alles toe, de andere niets, en niemand weet wie waar zit. Een beleid van één pagina lost meer op dan een reglement van twintig.

Vijf afspraken die volstaan

1. Wie kan thuiswerken, en hoeveel. Wees eerlijk over het verschil tussen functies: bureauwerk kan thuis, de werkplaats niet. Benoem dat expliciet, dan voelt het verschil niet willekeurig aan.
2. Thuiswerk wordt geregistreerd. Niet om te controleren, maar om te plannen: wie klanten of leveranciers ontvangt, moet weten wie er in huis is. Behandel een thuiswerkdag zoals een verlofdag: aanvragen of melden in het systeem, zichtbaar in de teamkalender.
3. Vaste ankermomenten. Kies één of twee momenten per week waarop iedereen aanwezig is, voor overleg dat lastig op afstand gaat.
4. Bereikbaarheid boven aanwezigheid. Spreek af binnen welke uren iemand bereikbaar is en welke reactietijd normaal is. Dat is duidelijker dan controleren of iemand "online staat".
5. Evalueren op resultaat. Als het werk af is en de kwaliteit klopt, doet de locatie er weinig toe. Loopt het niet, bespreek het dan als prestatiekwestie, niet als thuiswerkkwestie.

Zet het in je systeem, niet in een document

Een beleid dat alleen in een pdf staat, leeft niet. Maak van thuiswerk een afwezigheidstype met automatische goedkeuring volgens jouw regels: de medewerker meldt de dag, de teamkalender toont wie waar werkt, en niemand hoeft nog te mailen. In Tilly stel je zo'n type in zoals elk ander verloftype; zie de kennisbank.