Exitinzichten: de meest waardevolle informatie die je laat liggen
Een goede medewerker die vertrekt, kost je al snel een jaarloon. Wie de reden niet kent, of er niets mee doet, betaalt die prijs bij de volgende opnieuw.
Een sterke medewerker zegt op. Je bent even teleurgesteld, plaatst een vacature en gaat over tot de orde van de dag. Drie maanden later vertrekt iemand uit hetzelfde team, om ongeveer dezelfde reden. Alleen heeft niemand die reden ooit vastgelegd.
Wat een vertrek echt kost
Een vacature plaatsen is het makkelijke deel. De echte kost zit in alles errond, verspreid over posten die je nergens op één factuur terugziet:
- Rekrutering: vacatures, selectiebureau, uren in sollicitatiegesprekken.
- Inwerktijd: maanden waarin de nieuwe collega nog niet op volle kracht draait.
- Verloren kennis: klantrelaties, gewoontes en “hoe het hier werkt”.
- Druk op het team: collega’s die het werk opvangen. Eén vertrek lokt soms een tweede uit.
Hoe specialistischer de functie en hoe krapper de arbeidsmarkt, hoe hoger de kost oploopt. In een kmo met een handvol sleutelfiguren voel je één vertrek meteen in de hele organisatie.
Het goede nieuws: veel vertrek is te voorkomen
Veel mensen die vrijwillig vertrekken, geven achteraf aan dat hun vertrek te voorkomen was. Mensen vertrekken zelden onverwacht. De signalen zijn er wel, maar ze worden niet opgevangen, niet vastgelegd of niet met elkaar verbonden.
Waarom het in kmo’s misloopt
1. De reden wordt nooit gevraagd. Bij een vertrek gaat alle energie naar de vervanging. Het exitgesprek wordt er snel tussen gepropt, of gebeurt helemaal niet.
2. De reden wordt nergens vastgelegd. De teamleider weet “ongeveer” waarom Tom vertrok, maar dat staat nergens. Vertrekt die teamleider later zelf, dan is die kennis voorgoed weg.
3. Er gebeurt niets mee. Eén vertrek is een verhaal. Pas wanneer je vertrekredenen naast elkaar legt, zie je het patroon: altijd hetzelfde team, altijd in het eerste jaar, altijd na een beloofde doorgroei die er niet kwam.
Leren van wie vertrekt, voor wie blijft
Stel de juiste vragen. Werk met een vaste opbouw, zodat je gesprekken kunt vergelijken, maar laat wel genoeg ruimte voor open vragen. “Wat had je doen blijven?” zegt meer dan een score op tien.
Zoek het patroon. Eén vertrek vertelt je iets over één persoon. Drie vertrekken met hetzelfde thema vertellen je iets over je organisatie.
Kies één ding en pak het aan. Neem het thema dat het vaakst opduikt en koppel er een concrete actie aan.
Wacht niet op het volgende vertrek. Wat vertrekkers zeggen, leeft vaak ook bij wie blijft. Breng die thema’s ter sprake in je evaluatiegesprekken, nu je er nog iets aan kunt doen.
Hoe Tilly hierbij helpt
In Tilly maak je je eigen templates voor exitgesprekken, met open en gesloten vragen. Zo voer je elk gesprek op dezelfde manier, ongeacht wie het voert. Tilly maakt uit zichzelf een overzicht van de thema’s die terugkomen, zodat je in één oogopslag ziet waar het wringt. Het inzicht verdwijnt niet met de persoon die het gesprek voerde.
Omdat ook evaluaties, doelen en opleidingen in Tilly zitten, kun je vooruit kijken. Je ziet wie al lang geen gesprek meer had, of wiens afgesproken doorgroei nog niet gebeurde.
Goede mensen verliezen gebeurt in elke organisatie. Twee keer dezelfde fout maken is een keuze.