Je eerste werknemer aanwerven: dit komt erbij kijken
De stap van zelfstandige naar werkgever is een van de grootste in het leven van een bedrijf. Niet omwille van het loon, maar omwille van alles errond: verplichtingen die je als eenmanszaak nooit had, en die allemaal tegelijk beginnen op dag één.
Wat er minimaal geregeld moet zijn
- Een sociaal secretariaat. Vrijwel elke Belgische KMO besteedt de loonberekening uit. Kies er een voor je eerste aanwerving, niet erna; zij begeleiden ook de eerste aangiftes.
- De Dimona-aangifte. Elke indiensttreding meld je vooraf elektronisch aan de RSZ. Je sociaal secretariaat helpt hierbij, maar de verantwoordelijkheid ligt bij jou.
- Een arbeidsongevallenverzekering. Wettelijk verplicht vanaf de eerste werknemer, af te sluiten vóór de eerste werkdag.
- Een arbeidsreglement en een ondertekend contract. Het reglement legt de spelregels vast, het contract de individuele afspraken.
- Een externe dienst voor preventie en bescherming. Ook met één werknemer moet het welzijnsluik geregeld zijn.
Dit is een overzicht, geen juridisch advies: je sociaal secretariaat of boekhouder loodst je door de details en de sectorspecifieke regels.
En dan begint het bijhouden
Vanaf de eerste werknemer heb je een personeelsadministratie: een dossier met contract en gegevens, verlofdagen die geteld moeten worden, ziektedagen die geregistreerd horen te zijn, en elke maand prestaties die naar het sociaal secretariaat moeten. Met één medewerker past dat nog in een map en een spreadsheet. Maar wie aanwerft, is meestal van plan te groeien, en elke volgende aanwerving maakt de losse aanpak duurder om recht te trekken.
Begin meteen goed
De gewoontes die je bij werknemer één aanleert, zijn de gewoontes die je bij werknemer tien nog hebt. Eén plek voor het dossier, verlof dat aangevraagd en geregistreerd wordt, en een vaste maandroutine richting sociaal secretariaat: het kost bij de start nauwelijks moeite en het schaalt mee. Hoe je dat in Tilly opzet lees je in de kennisbank.