Materiaal toewijzen en terugkrijgen

Laptops, telefoons, gereedschap, meetapparatuur, badges: in een bedrijf van twintig mensen circuleren al snel honderden stuks materiaal. Zolang niemand bijhoudt wie wat heeft, verdwijnt er elk jaar een stuk van je investering, niet door diefstal, maar door vergetelheid.

Het patroon is altijd hetzelfde

Materiaal wordt uitgedeeld op een druk moment, zonder registratie. Maanden later is er een defect, een vertrek of een vervanging nodig, en begint de zoektocht: wie had die boormachine ook alweer, en waar is de tweede laptop van de vorige stagiair gebleven? Bij een vertrek is het pijnlijkst: je kunt alleen terugvragen waarvan je zwart op wit weet dat het is uitgeleend.

Registreren op het moment van uitreiken

De enige registratie die werkt, gebeurt bij de overdracht zelf:

• Elk stuk materiaal bestaat in het systeem, met type en serienummer waar dat nut heeft.
• Bij uitreiken koppel je het aan de medewerker; bij inleveren koppel je het los. Twee handelingen, telkens enkele seconden.
• In het personeelsdossier zie je zo altijd de actuele lijst van wat iemand in gebruik heeft.

Vervaldatums gelden ook voor materiaal

Keuringsplichtig gereedschap, ladders, hijsmateriaal en meettoestellen hebben een keurings- of kalibratiedatum. Leg die vast en laat het systeem op tijd verwittigen, net zoals bij certificaten van medewerkers.

Het loont dubbel bij offboarding

Vertrekt een medewerker, dan is de inleverlijst gewoon het dossier: alles wat er nog aan toewijzingen open staat, moet terug. Geen discussies, geen verrassingen twee maanden later.

In Tilly doet de assetmodule precies dit: materiaal met types en labels, toewijzingen per medewerker en herinneringen op vervaldatums, gekoppeld aan het personeelsdossier.