Offboarding zonder losse eindjes

Aan een vertrek hangt meer administratie dan aan een aanwerving, alleen is er minder aandacht voor. De nieuwe job lonkt, de agenda loopt vol, en drie maanden later blijkt dat de vertrokken medewerker nog altijd toegang heeft tot de mailbox en dat de laptop nooit is ingeleverd.

Wat er allemaal moet gebeuren

• Toegang afsluiten. Werkaccount, badge, alarmcodes, gedeelde wachtwoorden en de toegang tot je bedrijfssoftware, op de laatste werkdag zelf.
• Materiaal terug. Laptop, telefoon, gereedschap, sleutels, tankkaart, wagen. Je kunt alleen terugvragen waarvan je weet dat het is uitgeleend.
• Administratie afronden. Het vertrek melden aan het sociaal secretariaat, de eindafrekening met resterende verlofdagen, en de wettelijke documenten bij uitdiensttreding.
• Kennis borgen. Lopende dossiers overdragen en afspraken documenteren voor de opvolger.

Werk met een vaste lijst

Elk vertrek volgt dezelfde stappen, dus leg ze één keer vast. Wijs per stap een verantwoordelijke aan: IT sluit accounts af, de teamleider regelt de overdracht, de administratie verwittigt het sociaal secretariaat. Een lijst die half is afgewerkt, zie je meteen; een mondelinge afspraak niet.

Waarom je systeem hier het werk doet

De helft van de offboarding is opzoekwerk: wat had deze persoon in gebruik, welke toegangen waren er, hoeveel verlof staat er nog open? Als je dat tijdens de loopbaan hebt bijgehouden, is het vertrek een kwestie van aflopen en afvinken. In Tilly zie je per medewerker de toegewezen assets en voertuigen, het resterende verlofsaldo en de documenten; werk je met Microsoft of Google single sign-on, dan stopt de toegang tot Tilly samen met het werkaccount.

Sluit af met een kort exitgesprek. Wat je daar hoort, is vaak de eerlijkste feedback die je als werkgever krijgt; daarover later meer in een apart artikel.