Verplichte tijdsregistratie vanaf 2027: wat je als KMO nu al kunt regelen

Vanaf 1 januari 2027 moet elke Belgische werkgever de arbeidstijd van zijn medewerkers registreren. Voor veel KMO's is dat nieuw. Wie met vaste uurroosters werkt, hield tot nu toe vaak alleen overuren bij, en dan nog in een Excel of op papier.

De wettekst ligt nog niet definitief vast. Toch hoef je niet te wachten tot januari. De meeste keuzes die je moet maken, hangen niet af van de laatste details.

Waar de verplichting vandaan komt

In 2019 oordeelde het Europees Hof van Justitie dat lidstaten werkgevers moeten verplichten om de dagelijkse arbeidstijd te meten. Zonder registratie kan niemand nagaan of de regels over maximale arbeidsduur en rusttijden worden nageleefd. België had die uitspraak nog niet omgezet in wetgeving. De federale regering besliste bij het begrotingsakkoord om dat vanaf 2027 te doen.

Wat vaststaat

De startdatum. De regering mikt op 1 januari 2027.
Het systeem moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn. Die drie woorden komen rechtstreeks uit de rechtspraak van het Hof.
Een prikklok is niet verplicht. Een digitale registratie via een app of software kan volstaan, zolang ze controleerbaar is.
Het geldt voor kleine en grote werkgevers. Er is geen drempel op basis van het aantal medewerkers.

Wat nog open ligt

In mei 2026 lag het wetsontwerp bij de Nationale Arbeidsraad. Daarna moet het nog langs de ministerraad en het parlement, en verschijnen in het Belgisch Staatsblad. Sociaal secretariaten vermelden een paar elementen uit de ontwerptekst, maar die kunnen nog wijzigen:

Afwijkingen registreren kan mogelijk volstaan. Werk je met vaste uurroosters, dan zou het genoeg zijn om de afwijkingen op die roosters bij te houden.
Uitzonderingen voor bepaalde functies. Genoemd worden onder meer leidinggevende functies en vertrouwensposten en handelsvertegenwoordigers.
Een overgangsperiode. Werkgevers die op 1 januari 2027 nog geen systeem hebben, zouden tot 1 april 2027 krijgen.
Sancties en bewaartermijn. Daarover is nog niets concreets gecommuniceerd.

Je sociaal secretariaat brengt je op de hoogte zodra de tekst definitief is. Tot dan is het verstandig om voor te bereiden op de strengste lezing: een registratie per medewerker per dag.

Wat je dit najaar al kunt doen

Breng in kaart hoe er gewerkt wordt. Noteer per functie of iemand met een vast rooster werkt, met glijdende uren, op verplaatsing of van thuis uit. Dat bepaalt welke registratie je nodig hebt.
Kijk wat je vandaag al bijhoudt. Overuren, afwezigheden, uren per project: vaak bestaat het halve systeem al, verspreid over lijsten en mailboxen.
Kies één plek. Een registratie die verdeeld is over papieren weekstaten, een Excel en berichtjes is niet toegankelijk. Jij, de medewerker en een inspecteur moeten dezelfde cijfers kunnen opvragen.
Maak het medewerkers makkelijk. Wat meer dan een minuut per dag kost, wordt vergeten of op het einde van de maand uit het geheugen ingevuld. Dan is de registratie niet meer betrouwbaar.
Test voor januari. Laat één team een maand lang registreren. Zo zie je waar het wringt, nog voor het verplicht is.
Informeer je team op tijd. Leg uit dat het om een wettelijke verplichting gaat, en dat een correcte registratie ook de medewerker beschermt.

Een kans om overuren helder te krijgen

Tijdsregistratie is extra administratie. Ze lost ook een bekend probleem op. In veel KMO's leiden overuren tot discussie, omdat niemand precies weet hoeveel uren er gepresteerd zijn. Met een registratie die klopt, ligt het saldo vast voor beide partijen. En de uren die je elke maand aan je sociaal secretariaat bezorgt, hoef je niet meer samen te zoeken.

Tijdsregistratie in Tilly

In Tilly geven medewerkers hun uren in via de medewerkersapp, per dag of met begin- en einduren. Vergeet iemand een dag, dan stuurt Tilly een herinnering. Jij controleert de uren per medewerker en per periode en exporteert ze voor je sociaal secretariaat. Het overurensaldo houdt Tilly automatisch bij. Hoe je het opzet, lees je in de kennisbank onder Tijdregistratie starten.

Bronnen: Acerta, Securex en Liantis, geraadpleegd in september 2026. Dit artikel is geen juridisch advies; de definitieve wettekst kan afwijken.