Evaluatiegesprekken die iets opleveren

In veel bedrijven is het evaluatiegesprek een verplicht nummer. Eén keer per jaar, een uur in een vergaderzaal, een formulier dat daarna niemand nog opent. Zonde van ieders tijd, want een goed gesprek is een van de goedkoopste manieren om mensen te houden en te laten groeien.

Waarom het vaak niets oplevert

• Geen voorbereiding. Beide partijen improviseren, dus het gesprek blijft aan de oppervlakte.
• Geen vervolg. De afspraken belanden in een la. Bij het volgende gesprek weet niemand nog wat er vorig jaar is gezegd.
• Te lage frequentie. Eén moment per jaar maakt van elk punt een groot punt. Feedback die twaalf maanden oud is, is geen feedback meer.

Wat wel werkt

1. Bereid kort voor. Drie vragen volstaan: wat ging goed, wat kan beter, wat heeft de medewerker nodig? Stuur ze vooraf door, dan begint het gesprek niet bij nul.
2. Maak afspraken concreet. "Meer initiatief nemen" is geen afspraak. "Vanaf maart zelf de weekplanning opmaken" wel: het heeft een eigenaar en een datum.
3. Leg het vast en onderteken. Een kort verslag dat beide partijen ondertekenen voorkomt discussies achteraf en maakt het gesprek serieus.
4. Volg de afspraken op. Zet ze als doelen met een deadline, zodat ze tussentijds zichtbaar blijven in plaats van pas bij het volgende gesprek weer op te duiken.
5. Praat vaker, korter. Twee of drie gesprekken per jaar van een halfuur leveren meer op dan één jaarlijkse zitting van twee uur.

De cadans is belangrijker dan het formulier

Het perfecte evaluatieformulier bestaat niet, en dat hoeft ook niet. Wat telt is de cadans: gesprekken die gepland staan, afspraken die worden opgevolgd en een historiek die je terugvindt. Een systeem dat je daaraan herinnert, doet meer voor de kwaliteit van je gesprekken dan een langere vragenlijst.

In Tilly plan je evaluaties, onderteken je verslagen digitaal en zet je afspraken door als doelen met herinneringen. Hoe je dat opzet lees je in de kennisbank.