Het wagenpark administratief op orde

Bedrijfswagens en bestelwagens zijn voor veel KMO's een van de grootste kostenposten na de lonen, en tegelijk een van de slechtst geadministreerde. De keuring staat op een sticker, de verzekering in een map, en wie in welke wagen rijdt weet alleen de zaakvoerder, uit het hoofd.

Wat je per voertuig wilt weten

De vaste gegevens: nummerplaat, chassisnummer, type, eerste inschrijving.
De datums: keuring, verzekering, onderhoud, einde leasecontract. Elk daarvan heeft een vervaldatum die je niet wilt missen.
De bestuurder: wie rijdt ermee, sinds wanneer, en met welke tankkaart of laadpas.
De historiek: schades, herstellingen en kosten, zodat je per voertuig weet wat het werkelijk kost.

Waarom de koppeling met je personeel telt

Een wagen hangt bijna altijd aan een medewerker. Bij een aanwerving hoort een wagen toewijzen, bij een vertrek hoort hem terugkrijgen, met tankkaart en boorddocumenten. Staat het wagenpark los van je personeelsadministratie, dan gebeurt die overdracht op goed geluk. Staat het erin, dan zie je in het dossier meteen wie wat in gebruik heeft.

Vervaldatums verwittigen, niet verrassen

Een gemiste keuring betekent een voertuig dat niet de baan op mag, en dus een ploeg die stilstaat. Leg elke vervaldatum vast in een systeem dat op tijd verwittigt, ruim genoeg op voorhand om een afspraak in te plannen.

In Tilly beheert de wagenparkmodule voertuigen, bestuurders en vervaldatums, gekoppeld aan de personeelsdossiers. Aanwezig materiaal zoals laptops en gereedschap volg je op dezelfde manier op met de assetmodule; daarover meer in een volgend artikel.