Het personeelsdossier op orde: wat hoort erin en wat niet

Vraag in een doorsnee KMO naar het contract van een medewerker en de zoektocht begint: de mailbox van de zaakvoerder, een map op de server, een kast in het bureel. Meestal komt het boven water. Soms niet, en dat merk je altijd op het slechtste moment: bij een controle, een discussie of een ontslag.

Wat er in een personeelsdossier hoort

Een werkbaar dossier bevat per medewerker minstens:

Identificatie en contact: officiële naam, adres, rijksregisternummer, contactgegevens en wie je belt bij een noodgeval.
Contracten: het arbeidscontract en elk addendum, ondertekend en terugvindbaar.
Functie-informatie: functietitel, afdeling, startdatum en het contracttype, met de einddatum als die er is.
Attesten en certificaten: medische keuringen, VCA, rijbewijzen, met hun vervaldatum.
Historiek: afwezigheden, evaluaties, opleidingen en het materiaal dat de medewerker in gebruik heeft.

Wat er niet in hoort

Meer bijhouden is niet beter. Gegevens zonder doel zijn een risico onder de AVG en vervuilen het dossier. Geen medische details buiten wat wettelijk moet, geen losse notities over "functioneren" buiten het evaluatieverslag, geen kopieën van documenten die je nergens voor nodig hebt. De vuistregel: kun je niet zeggen waarvoor je een gegeven bewaart, bewaar het dan niet.

Drie afspraken die het verschil maken

Eén plek. Alles zit in het dossier, nergens anders. Een contract dat in een mailbox blijft hangen, bestaat niet.
Vaste momenten. Bij indiensttreding, bij elke wijziging en bij vertrek werk je het dossier bij. Dat zijn drie voorspelbare momenten in plaats van permanent achterstallig onderhoud.
Vervaldata met een alarm. Een verlopen attest merk je beter drie maanden vooraf dan tijdens de audit.

In Tilly is het personeelsdossier de kern van het systeem: documenten, historiek en vervaldata zitten bij de medewerker, en het auditlogboek registreert elke wijziging. Hoe je een dossier opbouwt lees je in de kennisbank.